Pessoas que possuem empresas ou estão planejando abrir o seu negócio inevitavelmente têm que lidar uma série de exigências e burocracias. Essas regras, ainda que sejam exaustivas às vezes, são essenciais para garantir a legitimidade do seu empreendimento. Um dos documentos requeridos mais úteis para este quesito é o certificado digital.

A internet abriu diversas portas para os empreendedores. Mas, para que possa aproveitar de tudo que o meio online permite, você precisará providenciar um certificado digital para o seu negócio. Quer entender melhor? Não se preocupe, vamos explicar sobre o que se trata o certificado digital, sua utilidade e quais empresas precisam dele! Confira:

Afinal, o que é o certificado digital?

O certificado digital é bem o que se imagina: um documento eletrônico usado em operações online. No caso, ele certifica que o usuário que está fazendo a transação é de fato o responsável pela empresa, a fim de garantir autenticidade da sua identidade. É um recurso que dá maior segurança para as negociações digitais e evita fraudes e golpes.

Como estamos falando de empresas, o certificado digital reconhece a legalidade da organização nestas atividades online. Sua principal utilidade é permitir que a empresa emita a nota fiscal eletrônica (NF-e), fundamental para vendas online. Ele ainda é usado para assinar contratos virtuais, fazer transações bancárias seguras e acessar serviços digitais da Receita Federal. O arquivo tem total validade jurídica, agindo como uma assinatura eletrônica, e pode ser usado para várias finalidades. Assim, o certificado digital é praticamente um documento de identidade virtual de uma instituição.

Existem dois modelos. O A1 é um software que pode ser instalado no computador e tem 1 ano de validade. Já o A3 é um dispositivo físico (como um cartão ou pendrive) e vale por 3 anos. É possível comprá-los por meio de uma empresa certificadora. O custo e a documentação necessária variam, mas normalmente incluem o cartão de CNPJ, o contrato social da empresa, RG, CPF e comprovante de residência do responsável pela empresa.

Quem precisa ter o certificado digital?

Para começar, qualquer empresa que queira emitir a NF-e precisa ter o certificado digital para tal. Além disso, todas as organizações que estejam nos regimes tributários de Lucro Real ou de Lucro Presumido também são obrigadas a ter o documento, já que precisam dele para autenticar, preencher e entregar as declarações e obrigações acessórias da Receita Federal.

As empresas de pequeno porte que usam a Simples Nacional não precisavam dele até bem recentemente e foram entrando gradualmente na lei. Hoje, empresas dentro da Simples Nacional que tenham mais de 3 funcionários precisam do certificado digital.

No caso dos Microempreendedores Individuais (MEIs), não há uma regra nacional para isso. Vai depender das leis estaduais e se o MEI deseja ou não emitir a NF-e. Por isso, se o autônomo quiser seu próprio certificado digital ele precisará verificar se precisa e se é permitido para a sua situação.

Independente do seu caso, ter um certificado digital é extremamente vantajoso para uma empresa. Além de tornar suas transações mais seguras, você vai passar mais confiança e profissionalismo para parceiros comerciais e clientes. Além disso, o certificado digital poupa tempo e dinheiro. Ainda que ele tenha seus custos, é mais barato e menos burocrático do que precisar validar documentos e contratos no cartório a todo momento. O setor financeiro e jurídico da sua empresa agradecem.

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